場館的票務管理是指入場券、參觀券、請柬、交易證等的服務與管理。搞好票務管理是會展承辦單位組織參展參觀客戶的基本環(huán)節(jié)，也是會展場館的財務和保衛(wèi)工作的組成部分。
1)入場券、參觀券(請柬、交易證)的作用
?、倜浇?、聯(lián)絡、導向作用。介紹會議展覽名稱、會期展期時間(上午、下午)、地點、主承辦單位等。
?、趹{證作用。開會、參觀都要憑票入場。
③組織、控制作用。票務發(fā)放數(shù)量是組織觀眾、控制客流的有效手段。
?、軅靼普в?。運用票面廣告，擴大宣傳效果。
⑤增收作用。有些入場券、參觀券都是有價的，可以增加一定的經濟收入。
?、廾阑饔谩ＴO計、印刷美化票面，以增力口對觀眾的吸引力。
?、吖P作用。美觀大方的請柬、入場券可以表達盛情、尊敬和歡迎之意。
?、嘟y(tǒng)計作用。入場券、參觀券的印刷編號，是各項統(tǒng)計的依據(jù)。
據(jù)此，精心組織，合理安排，搞好入場券、參觀券的分酉湃口銷售，是會議和展覽活動的重要工作之一。
2)票務的內容
票務既有經營、公關的內容，又有財務管理和客流控制的內容。它包括入場券、參觀券印刷、保管、發(fā)放、銷售和票務統(tǒng)計等一系列工作。具體內容有:
①票券印刷要按照會議展覽規(guī)模、會期、預測觀眾總數(shù)，根據(jù)設計的票面樣稿，由業(yè)務部門與印刷廠聯(lián)系，簽訂合同，對其印刷的數(shù)量、價格、紙質、字體(形)、色彩以及交貨日期等都要在合同中明確規(guī)定，以做驗收和結算費用的依據(jù)。
?、?a href="http://m.hbsgzx.cn/cehua/" target="_blank">大型會展活動一般設票務組，專職管理各類票券的接收、蓋印(票務章)、分配和出售工作。票務組的人員配置，可根據(jù)展覽規(guī)模大小設專職或兼職，也可臨時組建調配人員。
③由于會展活動的組織者不同，因此，票務的安排方式亦不同。一般說，會展主辦單位對票務負有直接責任，具有安排分配的權利，會展場館有時雖然是會展活動的承辦者，但承擔著許多具體任務(包括票券發(fā)放和銷售)，因此，主辦與承辦雙方，在籌辦會展活動之初，就要妥善協(xié)商，確定票額的合理分配比例，并由會展場館票務組負責安排;會展場館自己主辦的會展活動，由場館票務組負責安排二若聯(lián)合主辦的會展活動，則按協(xié)議規(guī)定辦理。
?、苋雸鋈蛥⒂^券分為贈券、售券兩種，根據(jù)會展活動的性質和內容決定一種或兩種。一般情況下，國際性的技術展覽、國內科技成果展覽、技術展評會、法制宣傳展覽等，大都采用按系統(tǒng)組織參觀或專業(yè)參觀的方法，一般不收費用。此外，國內許多展覽、展銷會都是收費的，并采取贈券和售券兩種方式兼用，票價按不同展覽、規(guī)模和展出價值而定。訂貨會的交易證收費較高，其收益歸主辦單位，聯(lián)合主辦則共同得益。其他各種會議則根據(jù)其規(guī)格和類別，有收費有不收費。
?、萜眲瞻l(fā)放采用贈券、售券相結合的方式。贈券要加蓋贈券印章，主要安排給辦會辦展、協(xié)作單位、領導部門、新聞單位和參會參展人員等。這是內外公關活動中務必注意的問題。至于贈券的數(shù)量多少，要視不同展覽靈活掌握，一般控制在票券總數(shù)的30%左右。售券采用組織團體預售與零售相結合，通過向社會各界廣發(fā)票券預售通知和新聞媒介，發(fā)布廣告信息。
?、奕雸鋈?、參觀券的售券與贈券要分別管理。售券屬于有價券，應納入財務管理范疇。票券印妥后，財務部門、票務組要進行驗收入庫。票務組要把印刷，發(fā)放數(shù)，包括贈券、售券的比例分配等詳細情況開列清單報財務部門審核，并報主管負責人批準執(zhí)行。要建立財務、管票、售票三環(huán)相互聯(lián)系、相互制約和相互監(jiān)督的規(guī)章制度，并建立兩套與財務相適應的賬目:即保管員的“票券管理賬“和售票員的“領、售票及現(xiàn)金賬”。
?、哒箷Y束，票務組應將贈券分發(fā)和銷售統(tǒng)計表報財務部門，經財務核對，款項一致后，簽署意見上報主管負責人審批歸檔。余票由財務部門驗證封存，一年后上報上級批準銷毀。
